Bagi Anda yang sudah lama bergelut di dunia bisnis, tentu sudah tidak asing lagi dengan surat niaga. Sebab, surat jenis ini acap kali dipakai untuk kepentingan dan aktivitas bisnis.
Membuat surat niaga bagi yang belum terbiasa akan terasa sulit. Namun Anda tidak perlu bingung. Pasalnya, saat ini sangat mudah mencari contoh surat niaga melalui internet.
Apa itu Surat Niaga?
Surat niaga dapat didefinisikan sebagai suatu surat yang dibuat dalam rangka untuk kebutuhan bisnis atau perniagaan. Tujuan dibuat surat niaga adalah guna memudahkan kegiatan komunikasi perniagaan antar bisnis atau pun antar perusahaan.
Dengan kata lain, surat niaga dapat dijabarkan juga sebagai salah satu jenis surat resmi, di mana isinya berhubungan erat dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa. Maka tidak mengherakan jika surat niaga terkadang juga disebut dengan nama surat dagang atau surat bisnis.
Jenis-jenis Surat Niaga
Perlu Anda ketahui, surat niaga itu sendiri memiliki beragam jenis, antara lain adalah sebagai berikut:
1. Surat Perkenalan
Jenis surat niaga yang pertama adalah surat perkenalan. Yang mana surat ini umumnya dikeluarkan oleh perusahaan yang bertujuan guna mengenalkan jenis bisnsi atau usahanya, baik itu barang maupun jasa, kepada pihak atau perusahaan lain.
Adapunn surat perkenalan ini biasanya terdiri dari penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, yang diuraikan dengan lengkap dan mendetail sehingga mudah dimengerti oleh pihak yang berikan.
2. Surat Permintaan Penawaran
Jenis surat niaga yang kedua adalah surat permintaan penawaran. Surat niaga ini umumnya dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada perusahaan penjual.
Adapun isinya sendiri menjelaskan permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut kepada calon pembeli yang bersangkutan, dengan rinci dan lengkap terkait katalog produk, harga, promo, dan lainnya.
3. Surat Penawaran
Surat niaga yang berikutnya adalah surat penawaran. Di mana surat ini umumnya dibuat oleh penjual atau perusahaan sebagai jawaban atau respon atas surat permintaan penawaran yang sudah dikeluarkan oleh calon pembeli.
4. Surat Pesanan
Kemudian ada juga surat niaga lainnya, yakni surat pesanan. Sesuai dengan namanya, surat ini merupakan surat niaga yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada perusahaan. Dalam hal ini calon pembeli meminta informasi terkait produk atau layanan yang hendak mereka beli.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Jenis surat niaga yang selanjutnya adalah surat konfirmasi pesanan. Adapun surat yang satu ini merupakan respon atau jawaban dari perusahaan untuk calon pembeli yang telah mengirimkan surat pesanan.
Surat niaga jenis ini dikeluarkan guna memastikan barang atau jasa apa saja yang akan dipesan, harga total dari semua pemesanan, informasi terkait cara pembayaran, hingga rincian pengiriman.
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Jenis surat niaga yang keenam adalah surat pemberitahuan pengiriman barang. Di mana surat ini dibuat oleh penjual setelah menyepakati aturan pemesanan yang dilakukan oleh pihak pembeli. Surat ini sekaligsu memberitahukan bahwa barang siap untuk dikirim kepada pembeli, beserta informasi lainnya yang dibutuhkan.
7. Surat Penolakan Pesanan
Jenis surat niaga yang selanjutnya adalah surat penolakan pesanan. Dari namanya saja Anda tengtu sudah tahu maksudnya. Yakni surat niaga yang dibuat oleh pihak penjual kepada pembeli yang menyatakan bahawa penjual tidak bisa menyetujui permintaan dari pembeli karena beragam alasan an hal tertentu lainnya.
8. Surat Penagihan
Jenis surat niaga yang kedelapan adalah surat penagihan. Adapun surat niaga yang satu ini akan dibuat mana kala proses jual-beli barang atau jasa bersifat utang.
Surat penagihan umumnya dibuat oleh pihak penjual untuk menginformasiakn kepada pembeli, kapan wakunya harus melakukan pembayaran (jatuh tempo).
9. Surat Pengiriman Pembayaran
Selanjutnya, ada pula jenis surat niaga yang bernama surat pengiriman pembayaran. Di mana surat ini dibuat oleh pembeli yang sudah menerima barang pemesanan.
Surat pengiriman pembayaran ini biasanya juga dilenhkapi dengan jumlah uang yang harus dibayarkan sesuai dengan kesepakatan, termasuk metode pembayaran hingga bukti pembayaran.
10. Surat Penangguhan Pembayaran
Jenis surat niaga yang kesepuluh adalah surat penangguhan pembayaran. Umumnya surat niaga yang satu ini dikeluarkan oleh pembeli sebagai respon dari surat tagihan yang sebelumnya sudah dikirim oleh penjual.
Adapun surat penangguhan pembayaran ini umumnya dibuat dengan alasan pembeli belum dapat memenuhi pembayaran dalam waktu tertentu yang sudah disepakati. Namun bisa juga karena alasan lain sehingga menyebabkan pembayaran tertunda.
11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Jenis surat niaga yang selanjutnya adalah surat jawaban penangguhan pembayaran yang merupakan balasan dari penjual terkait surat penangguhan pembayaran yang sebelumnya sudah dikirim oleh pihak pembeli.
Umumnya, surat niaga yang satu ini menjelaskan mengenai penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.
12. Surat Komplain (Pengaduan)
Jenis surat niaga yang keduabelas adalah surat pengaduan. Surat niaga jenis ini umumnya dibuat oleh pembeli dengan alasan produk yang diterima mengalami kecacatan atau kerusakan sehingga tidak sesuai dengan pesanan yang telah disepakati sebelumnya.
13. Surat Jawaban Pengaduan
Adapun jenis surat niaga yang terakhir adalah surat jawaban pengaduan. Surat niaga yang satu ini biasanya dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas surat pengaduan dari pembeli.
Dengan kata lain bisa disebutkan bahwa surat jawaban pengaduan umumnya akan berisi mengenai permohonan maaf dari penjual serta tawaran solusi dari masalah tersebut.
